數(shù)字檔案管理是數(shù)字時(shí)代或者說(shuō)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案管理模式，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的升級(jí)，是“第二代”或“升級(jí)版”的檔案管理。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國(guó)能否成為檔案強(qiáng)國(guó)，其顯著標(biāo)志就是看是否可以將檔案進(jìn)行有效管理。可以說(shuō)提升數(shù)字檔案管理，是實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案工作現(xiàn)代化，把我國(guó)建成檔案強(qiáng)國(guó)的一項(xiàng)迫切任務(wù)和重要內(nèi)容。
數(shù)字檔案管理具備獨(dú)有的特點(diǎn)與功能：
1. 檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案管理以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲(chǔ)各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲(chǔ)空間，改進(jìn)了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征。
2. 檔案實(shí)體“虛擬化”。通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進(jìn)行管理和規(guī)范。

3. 檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。
4. 信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過(guò)不同類(lèi)型的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶(hù)不必親自“登門(mén)造訪(fǎng)”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。
5. 檔案利用知識(shí)化。數(shù)字檔案將文書(shū)、照片、錄音、錄像等各類(lèi)信息載體與信息來(lái)源在知識(shí)單元的基礎(chǔ)上有機(jī)組織并鏈接起來(lái)，以動(dòng)態(tài)分布的方式為用戶(hù)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)由檔案的提供向知識(shí)的提供轉(zhuǎn)變。